Как перейти на ЭТрН: что подготовить

Переход упирается не в настройку системы, а в людей: подписать документ должны все участники перевозки, и у каждого для этого должна быть подпись.

Шаг 1. Посчитайте участников

Выпишите, кто подписывает документы по каждой перевозке: логист или менеджер со стороны отправителя, водитель, представитель получателя. Именно столько подписей вам понадобится, и это обычно больше, чем ожидают.

Шаг 2. Подписи для сотрудников

Каждому подписанту нужна квалифицированная подпись. Сотрудник подписывает своей личной подписью физического лица и прикладывает машиночитаемую доверенность от компании — отдельных сертификатов с названием организации на сотрудника больше не выпускают.

Доверенность оформляет компания. Полномочия описывайте узко: «подписание перевозочных документов», а не «любые действия от имени организации».

Шаг 3. Водители

Самая недооценённая часть. Водителю нужна своя подпись и доверенность, а подписывать он будет в дороге — значит, нужно решить, с какого устройства. Если планируете подписание с телефона, скажите об этом при выпуске подписи: обычный токен к телефону не подключается, и сертификат должен быть выпущен соответствующим образом.

Шаг 4. Оператор

Обмен идёт через оператора ЭДО, который передаёт документы в государственную систему. Если вы уже пользуетесь ЭДО для счетов-фактур, отдельно подключать перевозочные документы обычно не требуется — это тот же оператор.

Шаг 5. Контрагенты

Предупредите отправителей и получателей заранее. Электронная накладная подписывается всеми сторонами: если у получателя нет ЭДО, документ повиснет неподписанным.

Сколько времени закладывать

Выпуск подписи — около рабочего дня на человека, но при первом получении организации нужна очная идентификация. На парк из десяти водителей это уже не один день. Начинать стоит не с системы, а с подписей.

Посчитаем, сколько подписей нужно вашей схеме перевозок, — оставьте заявку.