Где посмотреть документы в ЭДО

Электронные документы хранятся в системе оператора и доступны из браузера. Ничего скачивать и держать у себя не обязательно — но иногда всё же нужно.

Как искать

Основные фильтры одинаковы у всех операторов: контрагент, период, тип документа, статус подписания. Быстрее всего находить по номеру документа или по ИНН контрагента.

Если документ не находится, проверьте два момента: не смотрите ли вы не тот ящик (входящие вместо исходящих) и не сузили ли период — по умолчанию часто показывается только последний месяц.

Что означают статусы

Ожидает подписи — документ отправлен, но получатель ещё не подписал. Подписан — процесс завершён, документ имеет силу. Отказано в подписи — получатель отклонил, обычно с указанием причины. Аннулирован — обе стороны согласились, что документ утратил силу.

Как выгрузить

Выгружать документ имеет смысл для передачи в налоговую по запросу, для внутреннего архива или перед сменой оператора. Важно: выгружайте вместе с подписями, а не только печатную форму. Без файла подписи документ не подтвердить — это будет просто PDF.

Сколько всё это хранится

Столько же, сколько бумажные аналоги, — сроки от формы документа не зависят. Хранение у оператора обычно входит в тариф. Подробнее — в разборе про хранение.

Про смену оператора

Документы остаются в системе прежнего оператора и не переезжают автоматически. Если планируете переход, выгрузите архив заранее — и не забудьте про входящие, их упускают чаще всего.