Хранение электронных документов

Электронный документ хранится столько же, сколько его бумажный аналог: форма документа на сроки не влияет. Первичные документы и счета-фактуры — не менее пяти лет, по отдельным категориям дольше.

Что происходит с подписью со временем

Частый страх: сертификат истёк — значит документ недействителен. Это не так. Юридическая сила определяется на момент подписания: если тогда сертификат действовал, документ остаётся действительным и после окончания его срока.

Поэтому переподписывать архив при перевыпуске подписи не нужно.

Где хранить

У оператора — самый простой вариант: документы лежат в системе весь срок, и это обычно входит в стоимость, отдельно не оплачивается.

Собственный архив имеет смысл, если у вас есть требования безопасности или вы не хотите зависеть от одного поставщика. Тогда документы выгружаются вместе с подписями — важно сохранять именно комплект, иначе доказать подлинность потом не выйдет.

Смена оператора: главное не потерять архив

Ранее полученные документы остаются в системе прежнего оператора. При переходе их нужно выгрузить заранее — после отключения доступ к ним получить сложнее.

Выгружайте с подписями и не забудьте про входящие: их часто упускают, потому что «они же не наши».

Что проверить в своей практике

• знает ли бухгалтерия, где лежат документы за прошлые годы;
• сохраняются ли подписи при выгрузке, а не только PDF;
• что происходит с архивом, если договор с оператором закончится.