ЭДО и маркировка: как передавать сведения о товаре

Маркировка и документооборот связаны напрямую: когда маркированный товар переходит от поставщика к покупателю, об этом нужно сообщить в систему «Честный знак». Делается это через электронный документ.

Как это работает

Поставщик формирует УПД, в котором указаны коды маркировки, и отправляет его покупателю через ЭДО. Покупатель принимает документ и подписывает — в этот момент сведения уходят в систему маркировки, и товар числится уже за ним.

Пока документ не подписан, товар формально остаётся у поставщика. Это важно для розницы: продать непринятый товар в кассе не получится.

Почему нельзя на бумаге

Система маркировки принимает сведения из электронного документа. Бумажная накладная её не уведомит — код не сменит владельца, и дальше по цепочке товар зависнет.

Что нужно, чтобы начать

Регистрация в «Честном знаке» и электронная подпись — без неё не подписать ни документ, ни заявки в самой системе маркировки.

Оператор ЭДО. Это может быть коммерческий оператор или бесплатный ЭДО Лайт, если кроме маркировки вам ничего не нужно.

Связь с поставщиками. Каждый, от кого вы принимаете маркированный товар, должен быть у вас в ЭДО, иначе принять поставку не получится.

Частые ошибки

Приняли товар, но не подписали документ. Товар физически на складе, а по системе он ещё у поставщика.

Расхождения в кодах. Если в документе указаны не те коды, что приехали, приёмку оформляют с расхождениями, а не подписывают вслепую — иначе разбираться придётся дольше.

Тянут с подписью. Чем дольше документ висит неподписанным, тем сложнее восстановить, что именно приезжало.