Машиночитаемая доверенность: кому нужна и как оформить

Раньше компания заказывала сертификаты на каждого сотрудника: в подписи бухгалтера стояло и его имя, и название организации. Такие сертификаты больше не выпускают. Теперь у сотрудника одна личная подпись физического лица, а то, что он действует от имени работодателя, подтверждает отдельный документ — машиночитаемая доверенность.

Когда она обязательна

Переходный период закончился 1 марта 2024 года: с этой даты отчётность, подписанная сотрудником, принимается только вместе с МЧД. То же касается работы на электронных площадках, в системах маркировки и обмена документами с контрагентами, если документы подписывает не руководитель.

Самому руководителю организации доверенность не нужна: его полномочия видны из ЕГРЮЛ, и он подписывает документы сертификатом компании. Индивидуальному предпринимателю МЧД на себя тоже не требуется — только если он передаёт полномочия кому-то другому.

Что изменилось с 1 февраля 2026 года

Приказ Минцифры № 1001 от 5 ноября 2025 года скорректировал требования к формату. Два практических следствия:

• срок действия стал обязательным реквизитом — доверенность без указанного срока не пройдёт проверку;
• паспортные данные представителя стали необязательными — раньше их приходилось вносить, теперь достаточно СНИЛС и ИНН.

Доверенности, оформленные по прежнему формату до этой даты, действуют до конца своего срока — переоформлять их досрочно не требуется.

Как оформить

1. Подготовьте данные сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН.
2. Опишите полномочия — что именно сотрудник вправе подписывать. Формулировки лучше брать узкие: «сдача налоговой отчётности» вместо «любые действия от имени организации».
3. Укажите срок действия. Разумный ориентир — год, но не дольше срока сертификата руководителя.
4. Подпишите доверенность подписью руководителя и зарегистрируйте её там, где она будет применяться: у оператора ЭДО, в системе отчётности или на площадке.

Частые ошибки

Одна доверенность на все случаи. У ФНС, площадок и систем маркировки требования к содержанию различаются, и универсальный документ может не подойти. Проще сделать несколько узких.

Забыли про срок сертификата. Если сертификат руководителя, которым подписана доверенность, перевыпущен, проверьте, что доверенность по-прежнему принимается — часть систем требует переоформления.

Оформили в последний момент. Регистрация доверенности у оператора занимает время, а отчётность в последний день без неё сдать не получится.