УПД в электронном виде: что это и как работает

Универсальный передаточный документ объединяет накладную и счёт-фактуру: вместо двух бумаг оформляется одна. В электронном обмене это самый ходовой документ.

Что он заменяет

УПД может выступать в трёх ролях, и от роли зависит, что он заменяет:

• счёт-фактура и первичный документ сразу — самый частый вариант;
• только первичный документ — когда счёт-фактура не нужна, например при работе без НДС;
• корректировочный — когда меняются количество или цена.

Роль указывается в самом документе, и от неё зависит, как его учитывать.

Почему в ЭДО удобнее

УПД формализован: у него утверждённый формат, который понимает налоговая. Это значит, что при запросе документ не нужно распечатывать и заверять — он представляется в электронном виде как есть.

Ошибки в реквизитах всплывают при отправке, а не через полгода на проверке: формат проверяется автоматически.

Кто и когда подписывает

УПД двусторонний: отправитель подписывает при отправке, получатель — при приёмке. Пока получатель не подписал, поставка не считается принятой. Это отличает УПД от счёта-фактуры, где подпись получателя не нужна.

Что делать при ошибке

Если ошибка в сумме или количестве — оформляется корректировочный документ. Если документ выставлен ошибочно целиком — аннулирование, и его подтверждают обе стороны.