Что делать если потерял трудовую книжку — разбор 2 типичных ситуаций

Трудовая книжка – это годы упорного труда, которые трансформируются в пенсионные начисления. Но что делать, если потерял трудовую книжку? Методы восстановить документ имеются, и далее мы их в деталях разберем.

Чем грозит утеря документа

По статистике, каждый 5-й россиянин хоть раз за свою жизнь терял или частично портил собственную трудовую книжку. Ситуация страшная, но выход из нее имеется. Порядок восстановления регламентируется законодательством, но вот сложностей в процессе решения проблемы возникает очень много.

Кто может потерять документ:

• сотрудник;
• отдел кадров компании;
• государственный орган.

Аналогичным результатом служит механическое (иное) воздействие, приводящее к порче документа или записей в нем. Если человек не соизволит восстановить книжку, то потеряет трудовой стаж, что соответственно отобразится на его пенсии в старости.

Обратите внимание!

Человек может предотвратить проблему если перейдет на электронную форму хранения информации по стажу.

Функционал «Электронная трудовая книжка» доступен на государственных сайтах с января 2020 года.
Другое дело, что обращаются к возможности оцифровывания своего трудового стажа единицы. Большинству людей в возрасте 40+ привычнее иметь на руках бумажный вариант документа, нежели его цифровой аналог.

Что делать, если потерял трудовую книжку – разбор 2 ситуаций

Существует 2 исхода – книжка утеряна / испорчена руками самого владельца либо документ исчез на месте работы человека. В зависимости от сценария, порядок действий владельца трудовой книжки будет незначительно отличаться.

1) Книжка утеряна работником

Согласно законодательству РФ, работник не обязан оформлять дубликат трудовой книжки, которая была утеряна. Если документ содержит 1-2 записи в пару месяцев, весомость такой трудовой минимальна, но если там зафиксирован стаж в 5-10+ лет, то восстановление книжки – это приоритет самого владельца.

Алгоритм действий после утери трудовой книжки сотрудником:

1. Ставим в известность руководство.
2. Пишем заявление о восстановлении документа.
3. Рассмотрение заявления и выдача дубликата на протяжении 2-х недель.

Само заявление не имеет шаблона и составляется в произвольной текстовой форме. Шапка берется от организации, в которой человек сейчас находится на работе. Пример составления подобного заявления представлен на картинке ниже.

Что нужно приложить к заявлению:

1. приказы приема на работу и увольнения;
2. заверенная нотариусом копия оригинала трудовой;
3. соглашения трудового характера с предыдущими работодателями. Если это ксерокопии, то нотариально заверенные;
4. ведомости по зачислению заработной платы с предыдущих мест работы;
5. выписки страховых счетов из пенсионного фонда.

Данные для восстановления стажа запрашиваются от предыдущего работодателя, в государственном архиве или у других личностей, которые способны предоставить требуемую информацию сотруднику, утерявшему свою трудовую.

При возникновении ситуаций, когда в трудовой были испорчены некоторые страницы, текущий работодатель имеет право выдать на руки человеку дубликат. В юридическом аспекте, документ будет иметь такую же силу, как и оригинал, за счет чего его можно использовать взамен уже утерянной трудовой.

Важно!

Если в процессе восстановления записей от предыдущих работодателей, некоторые из организаций уже были ликвидированы, человеку придется искать записи в пенсионном или госархиве.
Для получения данных следует направить запрос в письменном виде либо явиться в отделение государственной службы лично.

При отказе в выдаче записей, человек имеет право направить иск в суд. Время, затраченное на рассмотрение вопроса при таком раскладе, может увеличиться до 2-4 месяцев и более.

Если возникнет несколько схожих ситуаций, то сроки восстановления утерянной трудовой книжки и вовсе растянутся 6-12 месяцев.

2) Книжка утеряна работодателем

Хотя ответственность и лежит на организации, для решения проблемы придется проявить активность именно сотруднику. Человек обязан написать заявление об утере по образцу выше и предоставить имеющиеся у него копии документов, подтверждающих деятельность на предыдущих местах работы.

Алгоритм восстановления книжки работодателем:

• Выделение бланка за счет средств организации.
• Заполнение бланка отделом кадров с оговоркой «Дубликат».



• Внесение данных по работе, которые известны отделу кадров. Некоторые записи можно получить из личной карточки сотрудника Т-2.
• Кадровик организации делает пометки в разделе награждений (если таковые у сотрудника есть).

Заверение печатями не ставится до момента увольнения из организации. Общий стаж по предыдущим местам работы суммируется и записывается одной строкой как на примере ниже.

Обращаться в государственные органы для получения дополнительной информации с предыдущих мест работы обязаны сотрудники отдела кадров организации, но по факту, большинство предпочитают это перекладывать на сотрудника.

Во избежание возникновения подобных ситуаций, не бойтесь заявить о своих правах, делая отсылки на пункт 7.2 инструкции заполнения трудовых книжек и постановление Минтруда №69.

Потеря трудовой книжки перед устройством на работу:

Обратите внимание! Восстановить трудовую книжку напрямую через Пенсионный фонд или МФЦ не получится. Выдавать дубликаты документа в праве только текущий или бывший работодатель.

На этом разбор вопроса считаю закрытым. Изучив информацию выше, теперь вы сможете для себя определиться, что именно делать если потеряли трудовую книжку вы сами или ваш работодатель. Если имеются вопросы или рекомендации, жду в комментариях. Удачи!