Как учитывать документы из ЭДО

Частый страх при переходе на ЭДО: «придётся перестраивать учёт». Не придётся — правила признания расходов и вычетов от формы документа не зависят. Меняется дорога, по которой документ попадает в базу.

Что действительно меняется

Документы приходят сразу. Не нужно ждать оригиналы почтой, чтобы закрыть период. Для бухгалтерии это главный практический эффект.

Меньше ручного ввода. При интеграции с 1С входящий документ подтягивается в базу, а не набивается руками с бумаги.

Дата фиксируется системой. Момент отправки и получения виден и не зависит от чьей-то памяти.

Что не меняется

Сроки хранения, правила вычета НДС, требования к реквизитам, порядок исправления ошибок — всё как было. Электронный УПД учитывается так же, как бумажный.

На что обратить внимание

Дата получения. У электронного документа она фиксируется точно, и это иногда меняет период, в котором документ попадает в учёт. Стоит один раз проговорить с бухгалтерией, чем руководствуетесь.

Исправления. Ошибку в электронном документе исправляют корректировочным документом или аннулированием, а не «перевыставим бумагу задним числом». Аннулирование подтверждают обе стороны.

Кто подписывает. С 1 марта 2024 года сотрудник подписывает личной подписью плюс машиночитаемая доверенность. Если доверенности нет, у контрагента появятся вопросы к полномочиям.

Смешанный период. Пока часть контрагентов на бумаге, документы приходят двумя путями. Заведите правило, где искать что, иначе часть просто потеряется.

Что стоит проверить у себя

• знает ли бухгалтерия, где смотреть входящие;
• настроены ли уведомления о новых документах;
• кто отвечает за подписание, если основной подписант в отпуске.